Aviso de privacidad Colombian tourist

Políticas de tratamiento de datos personales

COLOMBIAN TOURIST S.A.S. (en adelante "COLOMBIAN TOURIST" o "la compañía") agencia de viajes y turismo con más de sesenta años de experiencia en el sector, dedicada a la comercialización de servicios turísticos nacionales e internacionales, incluyendo la venta de tiquetes aéreos, reservas hoteleras, paquetes vacacionales, transporte, asistencia y demás servicios complementarios de viaje, en consideración a sus políticas de tratamiento de datos personales y en concordancia con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normatividad aplicable, vela por el adecuado tratamiento de datos personales de los trabajadores, clientes y/o proveedores.

La presente política permitirá a las áreas de la empresa y en general a todo el personal dar a conocer el sistema de recolección, uso, circulación, almacenamiento y supresión de los datos personales. Lo anterior toda vez que COLOMBIAN TOURIST S.A.S es responsable del tratamiento de los datos personales contenidos en las bases de datos previamente mencionadas.

Que, en virtud de lo anterior, COLOMBIAN TOURIST S.A.S procura establecer un régimen para la protección de datos personales de los titulares, adoptando las presentes POLÍTICAS INTERNAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, que contienen las directrices y procedimientos específicos para el tratamiento interno de datos personales.

2. MARCO LEGAL

Constitución Política, artículo 15
Ley 1266 de 2008
Ley 1581 de 2012
Decreto reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010 y Decreto Reglamentario parcial No. 1377 de 2013
Decreto 1759 de 2016

3. PRINCIPIOS

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares y terceros autorizados conforme a la ley.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, se puede sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

4. DEFINICIONES

Para la interpretación de esta Política, le pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones:

● Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a personas naturales. Para considerarlo como dato personal debe responder afirmativamente a la siguiente pregunta: ¿Con el dato puedo identificar directa o indirectamente a una persona natural?

● Tratamiento: Recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales.

● Titular del dato personal: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

● Responsable del Tratamiento: Decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de datos.

● Encargado del Tratamiento: Tercero que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable. Éste es un tercero fuera de la compañía.

● Clientes: Toda persona para quien la empresa presta un servicio o con quien sostiene una relación contractual/obligacional, incluyendo Clientes Corporativos, Clientes Directos y Clientes de Agencia de Viajes - Free Lance.

● Cliente Corporativo: Persona jurídica para quién COLOMBIAN TOURIST presta el servicio o sostiene una relación contractual/obligacional, en consideración a su calidad de empresa o Sociedad.

● Cliente Directo: Persona natural para quién de forma individual la empresa presta el servicio o sostiene una relación contractual/obligacional.

● Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

● Empleado / Trabajador: Persona natural vinculada con la empresa a través de un contrato laboral, y que ejerce determinadas labores de conformidad con lo señalado en dicho contrato.

● Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de la empresa como responsable de los datos.

● Política de Tratamiento: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por COLOMBIAN TOURIST de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.

● Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a la empresa en virtud de una relación contractual/obligacional.

● Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

● Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea cliente, proveedor, o empleado de la empresa.

● Transferencia: Envío de datos personales por parte de COLOMBIAN TOURIST, en su calidad de responsable del Tratamiento, a otro responsable ubicado dentro o fuera del territorio nacional.

● Transmisión: Comunicación de datos personales realizada por COLOMBIAN TOURIST, en su calidad de responsable del Tratamiento, a un Encargado para que los trate por cuenta de la empresa.

● Vendedor Externo o Free Lance: Persona natural que sirve de intermediaria entre la empresa y otras personas a fin de que celebren un contrato de compraventa de boletos aéreos o planes turísticos, alquiler de autos / tarjetas asistencia hoteles cruceros transporte turístico terrestres, operadores sin estar vinculado con la empresa.

5. TRATAMIENTO DEL DATO PERSONAL

COLOMBIAN TOURIST adoptará el ciclo de vida del dato, por medio del cual se regula el dato desde que ingresa al control de la compañía hasta que se suprime de la misma y almacena, mediante la adopción de directrices.

En coordinación con las áreas que intervienen en el ciclo de vida del dato trabajará el Oficial de Protección de Datos Personales, quien será el funcionario encargado de velar por el cumplimiento del Programa integral de gestión de datos personales y tendrá a cargo las funciones dispuestas en el protocolo de gestión del Oficial de Datos.

6. FUNDAMENTO DEL TRATAMIENTO

El tratamiento de datos personales, entendido como el conjunto de operaciones que incluyen su uso, recolección, almacenamiento, supresión y circulación requiere contar con la autorización previa del titular.

COLOMBIAN TOURIST debe obtener la autorización del titular antes de realizar cualquier tratamiento y garantizar que esta cumpla con las tres condiciones esenciales establecidas por la ley: ser previa, expresa e informada. En dicha autorización debe indicarse de manera clara qué datos serán tratados y con qué fines. COLOMBIAN TOURIST conservará la evidencia de las autorizaciones otorgadas y garantizará que estas sean consultables en cualquier momento. La autorización podrá obtenerse: i) por escrito, (ii) de forma oral, o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir, de manera razonable, que otorgó su consentimiento. En ningún caso el silencio podrá entenderse como una manifestación válida de autorización.

Una vez cumplidas las finalidades del tratamiento, COLOMBIAN TOURIST deberá proceder a la supresión de los datos personales que tenga en su poder, salvo cuando sea necesario conservarlos para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Los datos personales almacenados en virtud de una obligación legal no podrán ser utilizados para fines distintos a aquellos relacionados con dicha obligación.

Por tanto, es deber de COLOMBIAN TOURIST velar porque las áreas que intervengan en todo el ciclo de vida del dato cumplan con lo dispuesto en la política de tratamiento y se dé el efectivo uso al dato personal según las finalidades autorizadas por el titular de la siguiente forma:

CLIENTES CORPORATIVOS
DATOS GENERALES DE LA EMPRESA	Nombre o razón social Tipo de identificación Número de identificación Estados financieros e información crediticia Nombre y datos personales del representante legal Información Comercial Referencias comerciales Información y reportes sobre comportamiento crediticio en bases de datos como DATACRÉDITO Personal autorizado para realizar pagos: Nombre Cargo Número de teléfono Correo electrónico, etc. Información de asesoría comercial. Información de los pasajeros.	FINALIDADES DEL TRATAMIENTO Gestionar la venta y emisión de tiquetes aéreos; Procesar reservas y modificaciones de vuelos; Administrar solicitudes de reembolsos y cambios de itinerario; Facilitar la compra de servicios complementarios (equipaje adicional, selección de asientos, alquiler de autos / tarjetas asistencia hoteles cruceros transporte turístico terrestres, operadores entre otros); Reportar información requerida por autoridades migratorias, fiscales y de seguridad; Enviar comunicaciones comerciales, publicitarias o promocionales a través de correo, llamadas, aplicaciones de mensajería instantánea y mensajes de texto sobre productos y/o servicios de COLOMBIAN TOURIST, de las aerolíneas, los aliados estratégicos y cualquier tercero al que se transfiera la información en virtud de esta autorización; Tramitar encargos, solicitudes o cualquier tipo de petición, reclamo o consulta que sea realizada por el titular a través de cualquiera de las formas de contacto que se pongan a su disposición; Realizar gestiones contables, fiscales, administrativas, debidas diligencias, facturación y demás propias de la relación comercial; Realizar campañas de satisfacción, estudios estadísticos, analítica de datos, y seguimiento de la calidad de los productos y/o la prestación de los servicios. TIPO DE TRATAMIENTO Digital el FAD135 Tarjeta cliente corporativo

CLIENTES DIRECTOS
DATOS PERSONALES	Tipo y número de documento de identificación Correo electrónico Números Telefónicos Fecha de nacimiento Dirección y país de residencia Género Contactos de emergencia (Nombres, dirección, teléfonos, etc.) Estado civil Nombre de la empresa donde trabaja Cargo Dirección de lugar de trabajo Datos de visado Nacionalidad País de residencia, etc. Datos de viajero frecuente (aerolínea, programa, número de tarjeta) Datos de salud (como historial de vacunas, enfermedades, complicaciones, alergias, etc.) Datos de forma de pago (forma de pago, plazo, cupo de crédito, datos de tarjeta de crédito, etc.) Demás información necesaria para la prestación del servicio.	FINALIDADES DEL TRATAMIENTO Gestionar la venta y emisión de tiquetes aéreos; Procesar reservas y modificaciones de vuelos; Administrar solicitudes de reembolsos y cambios de itinerario; Facilitar la compra de servicios complementarios; Reportar información requerida por autoridades migratorias, fiscales y de seguridad; Enviar comunicaciones comerciales, publicitarias o promocionales; Tramitar encargos, solicitudes o cualquier tipo de petición, reclamo o consulta; Realizar gestiones contables, fiscales, administrativas, debidas diligencias, facturación y demás propias de la relación comercial. TIPO DE TRATAMIENTO Herramienta tecnológica sistema de gestión de consentimientos: https://admin.consentimiento.co/
CLIENTES AGENCIA DE VIAJES - FREELANCE
DATOS PERSONALES O EMPRESA	Nombre o razón social Tipo de identificación Número de identificación Actividad económica Código CIIU Estados financieros e información crediticia Nombre y datos personales del representante legal Información de asesoría comercial. Información de los pasajeros. Datos de salud (como historial de vacunas, enfermedades, complicaciones, alergias, etc.) Datos de forma de pago (forma de pago, plazo, cupo de crédito, datos de tarjeta de crédito, etc.) Demás información necesaria para la prestación del servicio.	FINALIDADES DEL TRATAMIENTO Gestionar la venta y emisión de tiquetes aéreos; Procesar reservas y modificaciones de vuelos; Administrar solicitudes de reembolsos y cambios de itinerario; Facilitar la compra de servicios complementarios; Reportar información requerida por autoridades migratorias, fiscales y de seguridad; Enviar comunicaciones comerciales, publicitarias o promocionales; Tramitar encargos, solicitudes o cualquier tipo de petición, reclamo o consulta; Realizar gestiones contables, fiscales, administrativas, debidas diligencias, facturación y demás propias de la relación comercial. TIPO DE TRATAMIENTO Digital en FOP036 Tarjeta de agencia de viajes- Freelance
PROVEEDORES
DATOS PERSONALES	Nombre del Proveedor o razón social NIT con dígito de verificación Lugar de domicilio Dirección Números telefónicos Correo electrónico Nombre del gerente general y representante de ventas. Información contable: Régimen al que pertenece Auto retenedor Número de actividad Referencias bancarias Datos de cuentas bancarias Políticas sobre forma de pago Formas de descuento Soportes y garantías. Referencias comerciales Características del producto o servicio Tiempos de entrega Certificado de calidad Demás información necesaria para la prestación del servicio.	FINALIDADES DEL TRATAMIENTO Creación y registro como Proveedor de la empresa en la base de datos interna y contable de la empresa. Inscripción del proveedor. Evaluación y revaluación del Proveedor. Redacción, suscripción y ejecución de los contratos y acuerdos en virtud de los cuales la empresa sostenga una relación contractual/obligacional. Pago de obligaciones contractuales. Expedición de facturas de comisión y del cliente, realización de voucher, recibos de caja y actividades relacionadas con el pago o cobranza. Envío/recepción de mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente. Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre usted y la empresa. TIPO DE TRATAMIENTO Digital FAD055 Inscripción y actualización de datos proveedores Administrativos
TRABAJADORES
DATOS PERSONALES	Nombres y apellidos Tipo y número de documento de identificación Estado civil Correo electrónico Números telefónicos Fecha de nacimiento Género Número de hijos y personas a cargo Educación, profesión Número de cuenta de ahorros Contactos de emergencia (Nombres, dirección, teléfonos, etc.) Resultados pruebas psicotécnicas y visita domiciliaria Demás información necesaria para su vinculación en la empresa.	FINALIDADES DEL TRATAMIENTO Evaluar solicitudes de empleo. Administrar todos los aspectos de la relación laboral con el Trabajador, lo cual incluye, entre otros, nómina, beneficios, viajes corporativos y otros gastos reembolsables, capacitación y desarrollo, control de asistencia, evaluación de desempeño, procesos disciplinarios y de reclamos, y otros procesos administrativos generales y relacionados con recursos humanos. Desarrollar planes de personal y sucesión. Mantener registros de enfermedades y programas de salud laboral. Proteger la seguridad de los clientes, el personal y la propiedad de COLOMBIAN TOURIST. Investigar y responder reclamos contra la empresa y sus clientes. Conducir encuestas de opinión de los Trabajadores y administrar programas de reconocimiento. Administrar el cese de la relación laboral, y proporcionar y mantener referencias. Mantener datos de los contactos de emergencia y beneficiarios. Cumplir con las leyes vigentes (por ejemplo, respecto de salud y seguridad social). Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre usted y la empresa. TIPO DE TRATAMIENTO Contrato de trabajo
CANDIDATO O POSIBLE TRABAJADOR
DATOS PERSONALES	Nombres y apellidos Tipo y número de documento de identificación Correo electrónico Número de celular Fecha de nacimiento Género Número de hijos y personas a cargo Educación, profesión Número de cuenta de ahorros Contactos de emergencia (Nombres, dirección, teléfonos, etc.) Resultados pruebas psicotécnicas y visita domiciliaria Demás información necesaria para su vinculación en la empresa.	FINALIDADES DEL TRATAMIENTO Evaluar solicitudes de empleo. Verificar la información suministrada en la hoja de vida y demás documentos de soporte. Realizar pruebas de selección, incluyendo pruebas psicotécnicas y la visita domiciliaria (si es requerida). Contactar a las referencias personales y/o laborales indicadas, con el fin de obtener y mantener referencias. Mantener mis datos para futuros procesos de selección o desarrollo de planes de personal y sucesión. Cumplir con las leyes vigentes y cualquier otra finalidad que resulte en la potencial relación laboral con la empresa. TIPO DE TRATAMIENTO FAD212 Autorización para el tratamiento de datos personales – candidato o posible trabajador

7. DIRECTRICES SOBRE EL CICLO DE VIDA DEL DATO

No.	ACTIVIDAD	DESCRIPCIÓN	RESPONSABLE	REGISTRO
1.	Solicitar autorización	Solicitar información personal o de la empresa según sea el caso, teniendo en cuenta que para: CLIENTES DIRECTOS Presencial: diligenciar el FAD213 Autorización de uso y protección de datos personales-clientes. Telefónica, WhatsApp, Sms: Enviar link por correo electrónico de Autorización de uso y protección de datos personales. Registrado en la herramienta de consentimiento. AGENCIA DE VIAJES O FREE LANCE: Enviar el formato FOP036 Tarjeta de agencia de viajes - Free Lance. CUENTA CORPORATIVA: Enviar el formato FAD135 Tarjeta de cliente corporativo. PROVEEDOR: - Enviar el formato FOP053 Inscripción de Proveedores turísticos - Enviar el FAD055 Inscripción y Actualización de datos proveedores Administrativos CANDIDATO O POSIBLE TRABAJADOR: diligenciar el formato FAD212 Autorización de uso y protección de datos personales-Candidato posible trabajador. TRABAJADOR: Firma del contrato de trabajo.	Personal de ventas o Comercial Consultor de viaje de consolidación Ejecutiva comercial y/o Director corporativo Coordinador de mayoreo Coordinador Administrativo o el designado para realizar sus funciones	Correo electrónico Llamada Carta Fad135 FOP053 FAD213 FAD212
2.	Creación sistema de facturación	CLIENTES DIRECTOS: Consultor de viaje o Director de ventas especiales diligencia el FAD171 Creación clientes directos y lo pasa para crearlo en sistema de facturación. AGENCIAS DE VIAJES O FREE LANCE: Se ingresan los datos diligenciados en el FAD036 Tarjeta de agencia de viajes – free lance. Corporativos: se ingresan los datos diligenciados en el FAD145 Tarjeta de cliente corporativo.	Consultor de viaje Auxiliar contable y documentador Consultor de viaje de Consolidación Coordinador de TI	FAD171 Creación clientes directos FOP036 Tarjeta de agencia de viajes - Free Lance
3.	Creación Sistema Contable	En el Sistema Contable, módulo de administración: Clientes Directos: Se crea según FAD171. El Coordinador de TI crea el cliente de la unidad de negocio correspondiente según el formato que aplique: FAD036, FAD171 o FAD135. Para el caso de agencias de viajes - free lance o Clientes Corporativos: Se solicita el RUT. Una vez creado, se debe firmar el FAD respectivo en señal de creación efectiva.	Auxiliar contable y documentador Coordinador de TI	Sistema Contable FOP036 Tarjeta de agencia de viajes - Free Lance FAD171 Creación clientes directos FAD135 Tarjeta de cliente corporativo
4.	Creación plataforma de envío de correos masivos	Se incluyen en la plataforma: Nombre completo, No. teléfono y correo electrónico, cargo, empresa, según base de datos asignada. Todos los clientes se deben crear con los números de identificación y nombres completos. Clientes Directos, Corporativos, Agencias de viajes o free lance y Trabajadores.	Asistente de mercadeo, marca y Comunicación	Plataforma de envío de correos masivos

MODIFICACIÓN DE DATOS
ACTIVIDAD	DESCRIPCIÓN	RESPONSABLES	REGISTROS
DATOS CLIENTES	La actualización de los datos de los clientes, se pueden presentar por: a. Solicitud del cliente: ➢ Escrita (carta o correo electrónico) ➢ Sección de contáctenos en las páginas web ➢ Telefónicamente ➢ Vía WhatsApp b. Actualización periódica de datos: Realizar actualización de datos para el segundo semestre del año.	CLIENTES DIRECTOS: Director de ventas especiales, Consultor de viaje y Auxiliar contable y documentador. CORPORATIVO: Director Corporativo registra los cambios en el FAD135. AGENCIAS DE VIAJES O FREE LANCE: Consultor de viaje de consolidación y registra los cambios en el FOP036.	FAD171 Creación clientes directos FAD135 Tarjeta de cliente corporativo FOP036 Tarjeta de agencia de viajes- Free Lance
CLIENTES CORPORATIVOS	Clientes Corporativos y Agencias de Viajes con convenio: cualquier cambio en forma de pago, plazo, etc., el Director Corporativo o Consultor de viaje de consolidación debe registrar en el FAD135 o FOP036, pasando para aprobar al Gerente General o Comercial y al responsable de hacer los cambios en sistema contable, de facturación y/o plataforma de envío de correo, según sea el caso.	Director Corporativo o Consultor de viaje de consolidación	FAD135 Tarjeta de cliente corporativo o FOP036 Tarjeta de agencia de viajes - free lance
CLIENTES DIRECTOS	El director de ventas directas y/o Consultor de viaje solicita los cambios en el sistema contable, de facturación y/o plataforma de envío de correo, según sea el caso.	Director de ventas directas y/o Consultor de viaje	Sistema contable y de facturación
DESACTIVACIÓN DE DATOS
DESACTIVACIÓN	En el caso que el cliente desee retirar sus datos personales de COLOMBIAN TOURIST, puede hacerlo por escrito (carta o correo electrónico), en la sección de contáctenos en las páginas web, telefónicamente o vía WhatsApp. El Consultor de viaje que reciba la solicitud debe enviarla al Coordinador de TI, para que desactive el cliente en sistema de facturación y en el Sistema Contable y al Asistente de mercadeo, Marca y Comunicación (Clientes Directos) o Director Corporativo (Corporativos) o Consultor de viaje de consolidación (Clientes Mayoreo y Consolidación), según sea el caso, para que lo retire de la base de datos de la plataforma de envío de correos masivos. El Coordinador de TI le informa al Asesor Comercial que ha sido desactivado y este a su vez al cliente por correo electrónico.	Cliente Consultor de viaje Coordinador de TI Asistente de mercadeo, Marca y Comunicación Director Corporativo Consultor de viaje de consolidación	Carta o correo electrónico

MANEJO DATOS DE VENDEDORES
ACTIVIDAD	DESCRIPCIÓN	RESPONSABLE	REGISTRO
CREACIÓN	CON CONTRATO DE CORRETAJE: Después de firmado el contrato el Gerente Comercial solicita la copia del RUT y aplica el ciclo de vida del dato. Los vendedores se deben crear con los números de identificación y nombres completos.	Gerente Comercial o Consultor de viaje	Carta o correo electrónico
MODIFICACIÓN	El Consultor de viaje, el Director de ventas especiales, el Director Corporativo que reciba la solicitud debe aplicar la actividad de modificación de datos.	El Consultor de viaje, el Director de ventas especiales, el Director Corporativo	Carta o correo electrónico
DESACTIVACIÓN	El Consultor de viaje, el Director de ventas especiales, el Director Corporativo que reciba la solicitud debe aplicar la actividad de desactivación de datos.	El Consultor de viaje, el Director de ventas especiales, el Director Corporativo	Carta o correo electrónico

MANEJO DATOS DE PROVEEDORES
CREACIÓN	La coordinadora administrativa o Coordinador de Mayoreo envía al proveedor el formato FAD055 Inscripción de proveedores o FOP053 Inscripción de proveedores turísticos, según corresponda y verifica que el proveedor haya aceptado el tratamiento y uso de sus datos personales. La coordinadora administrativa o Coordinador de Mayoreo envía por correo electrónico copia del RUT (Proveedores nacionales) o datos del proveedor (Proveedor Internacional) al Coordinador de TI para crearlo en sistema contable, y de facturación. Los proveedores se deben crear con los números de identificación y nombres completos. Para el caso de los proveedores internacionales, se crean en el sistema con número consecutivo controlado y asignado por el Director Contable. NOTA: Si no es un proveedor inscrito se le debe informar por correo electrónico lo siguiente: Recuerde que la entrega de esta información es entendida por Colombian Tourist como conducta inequívoca de autorización para el tratamiento de los datos personales entregados, para las finalidades y en los términos consignados en nuestra política de tratamiento de datos personales, la cual lo invitamos a consultar en nuestra página web www.colombiantourist.com, en caso de no estar de acuerdo por favor informarlo. Para continuar con el proceso de compra, aceptas que has leído la política de tratamiento y autorizas a que tus datos sean tratados de acuerdo con la ley 1581 de 2012.	Coordinadora administrativa o Coordinador de Mayoreo	Formato FAD055 Inscripción de proveedores o FOP053 Inscripción de proveedores turísticos Correo electrónico
MODIFICACIÓN	En el caso que el proveedor desee actualizar sus datos personales, debe manifestarlo por escrito, telefónicamente, vía correo electrónico o WhatsApp. La coordinadora administrativa o Coordinador de Mayoreo realiza la modificación en los formatos FAD055 o FOP053 y luego la envía al Coordinador de TI, para que realice la modificación en el Sistema Contable.	Proveedor Coordinadora Administrativa Coordinador de Mayoreo Coordinador de TI	Correo electrónico o WhatsApp FAD055 Inscripción de proveedores o FOP053 Inscripción de proveedores turísticos
DESACTIVACIÓN	En el caso que el proveedor desee retirar sus datos personales de COLOMBIAN TOURIST, debe manifestarlo por escrito (correo electrónico o en la sección de contáctenos en las páginas web), telefónicamente o vía WhatsApp. El Coordinador Administrativo o el designado para realizar sus funciones y/o Coordinador de Mayoreo que reciba la solicitud debe pasar al proveedor a retirado en la base de datos en los formatos FAD055 o FOP053.	Proveedor Coordinadora Administrativa Coordinador de Mayoreo	Correo electrónico, telefónicamente o vía WhatsApp FAD055 o FOP053

MANEJO DATOS DE TRABAJADORES Y CANDIDATO O POSIBLE TRABAJADOR

CREACIÓN / MODIFICACIÓN / DESACTIVACIÓN

El Coordinador Administrativo o el designado para realizar sus funciones, solicita al trabajador la autorización para el uso y tratamiento de sus datos personales (incluida en las cláusulas del contrato de trabajo). Luego ingresa los datos en el sistema de nómina. Los Trabajadores se deben crear con los números de identificación y nombres completos.

En el caso que cualquier trabajador desee actualizar sus datos personales, debe manifestarlo por escrito a la Coordinadora administrativa a través del FAD189 Actualización de datos personales. Así mismo, se hace una actualización de datos periódica de todo el personal en el primer/segundo semestre del año.

No se pueden eliminar, ni desactivar debido a que esta información se debe mantener por: pagos de seguridad social, historia laboral, etc.

Coordinador Administrativo o el designado para realizar sus funciones

FAD189 Actualización de datos personales

8. PROCEDIMIENTOS DE CONSULTAS Y RECLAMOS

COLOMBIAN TOURIST S.A.S., en su calidad de responsable del Tratamiento de los datos personales, garantiza a los titulares y sus causahabientes el ejercicio pleno del derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información que repose en sus bases de datos, así como a presentar reclamos frente a presuntos incumplimientos en el tratamiento de sus datos personales.

CONSULTAS

El titular o su causahabiente podrá consultar los datos personales que reposen en las bases de datos de COLOMBIAN TOURIST. Para este fin, la consulta deberá formularse a través de los canales habilitados por la Compañía, por medios físicos, electrónicos o digitales que permitan conservar prueba de la solicitud y de su respuesta.

Una vez recibida la consulta, COLOMBIAN TOURIST suministrará toda la información vinculada con la identificación del titular que repose en sus registros. La solicitud será atendida en un plazo máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de su recepción.

En caso de no ser posible atender la consulta dentro de dicho término, COLOMBIAN TOURIST informará al solicitante los motivos de la demora y señalará la fecha en que se dará respuesta, la cual no podrá exceder de cinco (5) días hábiles adicionales al vencimiento del primer término.

RECLAMOS

El titular o su causahabiente podrá presentar reclamos ante COLOMBIAN TOURIST cuando considere que la información registrada debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta un presunto incumplimiento de las obligaciones legales o de las políticas internas de protección de datos personales.

El reclamo deberá presentarse por escrito e incluir, como mínimo:

La identificación del titular.
Una descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo.
La dirección física o electrónica para recibir notificaciones.
Los documentos de soporte que el titular desee hacer valer.

Si el reclamo se recibe de forma incompleta, COLOMBIAN TOURIST requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que subsane la información faltante. Transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento sin que el solicitante aporte la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que la solicitud sea recibida por un área no competente, esta deberá trasladarla al Oficial de Protección de Datos dentro de los dos (2) días hábiles siguientes e informar al interesado de dicha remisión.

Una vez recibido el reclamo completo, COLOMBIAN TOURIST incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite", junto con el motivo del mismo, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, y mantendrá dicha anotación hasta que el reclamo sea resuelto.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles, contados desde el día siguiente a su recepción. Cuando no sea posible atenderlo dentro de dicho plazo, COLOMBIAN TOURIST informará al interesado los motivos de la demora y la fecha prevista para su respuesta, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles adicionales al vencimiento del primer término.

REQUISITO PREVIO PARA ACUDIR A LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

El titular o su causahabiente sólo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado en su totalidad el trámite de consulta o reclamo ante COLOMBIAN TOURIST, de conformidad con los procedimientos aquí descritos.

IMPLEMENTACIÓN POLÍTICAS INTERNAS Y PROGRAMA DE EDUCACIÓN

La presente Política Interna sobre Tratamiento de Datos Personales deberá implementarse dentro de la Compañía a partir de su promulgación mediante capacitaciones realizadas por el Oficial de Protección de Datos Personales anuales y al momento de ingreso de nuevo personal dentro de la Compañía como parte de su entrenamiento.

El Oficial de Protección de datos deberá velar para que dentro del proceso del ciclo de vida del dato las áreas que intervengan en el mismo cumplan lo dispuesto en la presente política y las políticas de seguridad de la información.

Es deber de los trabajadores de la compañía conocer la presente política y cumplir en el desarrollo de su labor a la misma.

La información dentro del presente documento puede ser modificada de acuerdo a los cambios que presente la Compañía, previa aprobación del Oficial de Protección de Datos.

10. PROCEDIMIENTOS INTERNOS DE LA COMPAÑÍA

El Oficial de Protección de Datos Personales será el encargado de velar por el cumplimiento de las políticas internas relacionadas con el tratamiento de datos personales dentro de la compañía.

Dentro de sus funciones principales se encuentran:

Supervisar el adecuado manejo y protección de los datos personales.
Verificar el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables.
Atender consultas, solicitudes y reclamos de los titulares de la información.
Coordinar acciones internas de prevención y protección de datos.
Promover capacitaciones y buenas prácticas sobre tratamiento de datos personales.
Reportar y gestionar incidentes relacionados con seguridad de la información cuando sea necesario.

ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

En COLOMBIAN TOURIST S.A.S. el área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos será el oficial de protección de datos por intermedio de los canales de atención fijados a continuación, al titular del dato personal:

Número telefónico en la ciudad de Bogotá: 6445820 extensión 502
En la sección contáctenos de nuestra página web www.colombiantourist.com
A través del correo electrónico: notificaciones.judiciales@colombiantourist.com
Visitando nuestra oficina en la ciudad de Bogotá: Carrera 15 No. 93-60 local 202 C.C. Centro 93

LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

De acuerdo al Decreto 1377 de 2013, COLOMBIAN TOURIST S.A.S., sólo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales de una persona, durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del Tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, COLOMBIAN TOURIST S.A.S. deberá proceder a la supresión de los datos personales en su posesión.

Como excepción a lo anterior, COLOMBIAN TOURIST S.A.S. podrá conservar los datos personales cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigor a partir del 15 de Julio de 2013 y permanecerá vigente mientras la organización realice actividades que impliquen el tratamiento de datos personales.

a) Derogatoria

A partir de la fecha de entrada en vigencia de la presente política, quedarán derogadas todas las versiones anteriores relacionadas con el tratamiento de datos personales emitidas por la organización.

b) Actualización

La política podrá ser modificada o actualizada en cualquier momento, atendiendo cambios normativos, tecnológicos, organizacionales o de gestión interna. Las modificaciones serán publicadas oportunamente en los canales oficiales de COLOMBIAN TOURIST, garantizando el acceso y conocimiento de las partes interesadas.

Política de cookies

1. ¿Qué son y que no son las cookies o datos de navegación?

Las cookies o datos de navegación son pequeños archivos de información o fragmentos de texto enviados por un Portal o Aplicación tecnológica y que se almacenan en el navegador o dispositivo del usuario.

Las cookies o datos de navegación permiten a una página web, entre otras cosas, almacenar y recuperar información sobre los hábitos de navegación de un usuario o de su equipo y, dependiendo de la información que contengan y de la forma en que utilice su equipo, pueden utilizarse para reconocer al usuario, lo que permite que se proporcione una mejor y más segura experiencia de navegación en el mismo. Las cookies se asocian tanto a usuarios anónimos, es decir, aquellos que visitan los Portales sin identificarse o registrarse, como aquellos que si lo hacen.

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2. ¿Qué clase de cookies se utilizan?

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Cookies técnicas: Son aquellas que permiten al usuario la navegación a través del área restringida y la utilización de sus diferentes funciones, como por ejemplo, llevar a cambio el proceso de compra de un artículo.
Cookies de personalización: Son aquellas que permiten al usuario acceder al servicio con algunas características de carácter general predefinidas en función de una serie de criterios en el terminal del usuario como por ejemplo el idioma o el tipo de navegador a través del cual se conecta al servicio.
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3. ¿Se pueden desactivar las cookies?

Usted puede permitir, bloquear o eliminar las cookies o datos de navegación instaladas en su equipo mediante la configuración de las opciones del navegador instalado en su ordenador.

El usuario puede deshabilitar tanto la instalación de las cookies como el uso de las mismas. Para deshabilitar la instalación y uso de cookies el usuario deberá realizar el procedimiento por navegador tal como se indica a continuación:

Internet Explorer: Herramientas -> Opciones de Internet -> Privacidad -> Configuración. Para más información, puede consultar el Soporte de Microsoft o la Ayuda del navegador.
Firefox: Herramientas -> Opciones -> Privacidad -> Historial -> Configuración Personalizada. Para más información, puede consultar el Soporte de Mozilla o la Ayuda del navegador.
Chrome: Configuración -> Mostrar opciones avanzadas -> Privacidad -> Configuración de contenido. Para más información, puede consultar el Soporte de Google o la Ayuda del navegador.
Safari: Preferencias -> Seguridad. Para más información, puede consultar el Soporte de Apple o la Ayuda del navegador.

Los sistemas de opt-out indicados anteriormente pueden conllevar que se instale en su equipo una cookie "de rechazo" para que funcione su elección de desactivación.

Adicionalmente, existen otras herramientas de terceros, disponibles on line, que permiten a los usuarios detectar las cookies en cada sitio web que visita y gestionar su desactivación, por ejemplo:

Ghostery: http://www.ghostery.com/faq
Vanilla Cookie Manager: https://chrome.google.com/webstore/detail/vanilla-cookie-manager/

4. ¿Qué ocurre si se deshabilitan las cookies?

Si el usuario deshabilita la instalación o el uso de las cookies o datos de navegación para el Portal, podrá perder o afectar algunas funcionalidades del sitio, como por ejemplo:

Poder ingresar al Portal sin necesidad de indicar en cada ocasión su usuario y contraseña, esto le ahorrará tiempo y le permitirá utilizar funcionalidades como boletines, alertas, noticias guardadas, entre otros.
Publicación de comentarios dentro del portal.
Acceso al contenido sin restricción dentro del portal.
Seguridad en el uso de la información que se ingresa en el portal.
Rapidez en el uso de algún servicio dentro del portal.

5. ¿Comparte la información obtenida a través de las cookies con terceras personas?

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